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柳州职业技术学院会议管理办法

来源: 发布时间:2017-05-24 10:50 浏览次数: 【字体:

为加强学校各类会议的组织与管理,做好统筹和协调工作,确保会议质量和效率,使会议的管理进一步科学化、规范化,根据上级有关规定,结合我校实际,特制定本办法。

一、会议安排的原则

会议安排遵循精简高效、急缓有序和力求节约的原则进行。

1.会议召开应确有必要,主题鲜明,准备充分,注重实效;

2.能合并召开的会议,要合并召开;

3.能以文件、电话、网络平台形式部署工作的,不召开会议;

4.可通过到各部门、二级学院(部)现场解决的问题,不召开会议;

5.部门职责范围内或分管校领导权限内可以决定的事项,不召开会议;

6.尽可能缩短会议时间,合理安排与会人员;

7.除上级要求和突发事件外,原则上每周的周五不召开学校层面的综合性和各种业务工作会议。

二、会议类型及负责部门

 1.学校党委会、校长办公会的会务工作由党委(学校)办公室负责;领导班子专题民主生活会的会务工作由党委组织部负责;党委中心组理论学习会的会务工作由党委宣传部负责。

2.全校性会议由党委(学校)办公室负责协调、相关部门配合。其中党员大会、党员代表大会等由党委组织部负责;教学工作大会由教务与实训管理处负责;教职工代表大会由工会负责;全体教职员工大会、全体中层领导干部会议等由党委(学校)办公室负责,学生开学典礼、毕业典礼、学代会、团代会等由学工处和团委负责。

3.各种专题性、业务性会议,由业务主管部门牵头组织,相关部门予以配合。如项目论证评审会、项目研讨会、专项工作检查汇报会、专项工作总结会等;工作步署会、推进会、协调会;报告会、讲座、论坛等。

4.各部门、二级学院内部召开的各种会议,由部门和二级学院自行组织。

5.为解决紧迫问题和突发事件所召开的会议,由主持会议的校领导指定相关部门负责组织,其他部门予以配合。

三、会议召集的基本程序

1.确定会议中心议题

全校性会议议题一般由学校领导或党委会、校长办公会确定;业务会议或者专题会议由业务主管部门根据工作的实际需要提出,报分管学校领导审定。

  2.确定会议议程、日程、主持人和与会人员名单

全校性会议议程、日程、主持人和与会校领导名单,由党委(学校)办公室根据会议内容和学校党政主要领导意见进行安排与协调;各种专题、业务会议,除安排分管校领导和必须出席的校领导外,一般不邀请其他校领导参加,各部门出席人数应控制在最低限度,应选派最有代表性的人员出席。

学校主要领导可根据会议内容视情况参加相关会议。

  3.履行会议报批手续

(1)部门和二级学院内部会议由部门和二级学院自行决定,无需履行会议报批手续。

(2)由部门组织的全校业务性会议、专题性会议、跨部门的会议、承办的校外会议、需要安排在校外召开的会议,获得分管校领导审批通过后,会议承办部门需在会议召开前一周的周五 12:00 时前,将会议申请通过 CRP系统提交至党委(学校)办公室,党委(学校)办公室在每周五汇总下一周的会议一览表,并通过 CRP系统公布。未纳入一周安排的会议,原则上一般不作临时安排。

(3)报告会、研讨会、讲座、论坛等会议,根据《柳州职业技术学院宣传思想阵地管理办法(试行)》(柳职院党字[2016]31号)文件要求,原则上须提前一周申请网上流程,填写《柳州职业技术学院报告会、研讨会、讲座、论坛申请表》,报党委宣传部审批备案后方可举行。

(4)未经批准,任何部门和个人不得以学校名义召开会议,任何校外单位、机构、公司、团体和个人未经批准不得使用校内场所举办各类活动和会议。

  4.会议通知

各类会议,由负责组织的职能部门做好会议通知。会议通知应含以下要素:会议名称(会议内容、会议主题)、时间、地点、与会人员、需准备的材料或其它要求。

  5.会场布置

会议组织部门负责会场布置,相关部门予以协助。会场布置包括:会标、主席台、会场座次、台卡、音响、多媒体投影、茶水等,具体视会议的规模和重要程度而定(校内会议不再提供茶具及一次性纸杯)。

  大型会议、重要会议,会标及主席台领导或来宾座次方案,应提前与党委(学校)办公室沟通。

  6.会务工作

大型的重要会议,主办部门必须安排签到,内容重要且需要一段时间斟酌的材料,应提前两天发给会议代表或将电子材料发至参会的相关人员。其它会议材料可在会前发放。

  特别重要的会议还应制发会议证件,安排录音录像、摄影照相、新闻报道、合影留念、礼仪服务、安全保卫等。

  7.会议执行

(1)学校党委会或校长办公会决定的事项,由各分管校领导负责组织贯彻落实,党委(学校)办公室负责跟踪落实。

(2)各分管校领导召开业务会议决定的事项,由具体承办部门负责执行;各分管校领导负责调度、指挥、督促检查。

(3)各职能部门召开业务会议决定的事项,由各职能部门负责执行并督促检查。

(4)会议组织部门应根据会议精神,尽快将校领导和上级领导的重要讲话整理成文稿,必要时草拟会议纪要,送党委(学校)办公室按程序制文;重要会议,需将全套会议材料整理后送学校档案馆存档;

四、会议室使用管理规则

本规则所涉及的会议室指学校公共会议室。

1.会议室使用的申请

各部门拟使用公共会议室时,须提前通过 CRP系统提交申请,若各部门的预定与学校安排的重要会议发生冲突,应服从学校的整体安排。

2.会议室使用注意事项

(1)使用会议室时,未经会议室归口部门同意,不得将会议室物品携出室外。会议结束后及时归还钥匙。

(2)组织会议部门做好会务准备及服务工作,会前进行卫生清洁,会后负责清理会场,桌椅和物品归于原位,关闭照明、音响、饮水机、空调等电源,关好门窗。会议室使用过程中要爱护室内设备及物品,注意节约,保持清洁。

(3)若在会议室悬挂、张贴标语条幅等,会后应及时拆除,以保持墙面整洁。

五、会议纪律

1.与会人员应按要求出席会议,如因特殊情况不能出席,必须提前向会议组织者或主持人请假,并在获准情况下,安排其他人员出席。

2.出席会议的人员,一般应提前5-10分钟到达会场,不得迟到、早退。会议期间,应关闭移动电话或将其置于振动、静音状态,并不得办理与会议无关的事情。

  3.与会者发言必须提前做好准备,紧扣主题,重点突出,内容精炼。

4.凡涉密事项,与会人员必须严格按保密要求办事,妥善保管会议文件,需要退回的文件要及时退回。

六、本办法由党委(学校)办公室负责解释,由纪检监察室负责监督执行。

七、本办法自发文之日起施行,原《柳州职业技术学院会议管理办法》同时废止。


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